Privacybeleid

Algemeen

Dit privacybeleid gaat uit van Faktor, een besloten vennootschap (‘BV’) naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Rijvisschepark 74, 9052 Zwijnaarde en ingeschreven in het KBO onder nummer 1004642757 en is van toepassing op de persoonsgegevens die Faktor BV verzamelt met als doel u onze diensten aan te bieden. Faktor BV stelt alles in het werk om uw privacy te beschermen. 

Faktor is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonlijke gegevens die aan ons worden verstrekt of door gebruik van onze diensten worden verkregen (o.a. door gebruik van de website).

Door gebruik te maken van de website of door ons uw persoonsgegevens mee te delen bij onze diensten, aanvaardt u ons privacybeleid die in deze Privacyverklaring wordt beschreven. 

Indien U vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan U steeds contact opnemen:

• Via post: te verzenden naar Rijvisschepark 74, 9052 Zwijnaarde met als vermelding ‘Privacy’;
• Via e-mail: info@wearefaktor.com met vermelding ‘Privacy’;

Onderhavige informatie is bedoeld om u te informeren inzake het privacybeleid (verwerking van persoonlijke gegevens) dat wordt gehanteerd op de website en in het algemeen overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (General Data Protection Regulation of ‘GDPR’) die sinds 25 mei 2018 van kracht is. De privacyverklaring dient te worden gelezen samen met ons beleid omtrent het gebruik van Cookies en de website disclaimer.

De verwerking van persoonsgegevens

Faktor BV verzamelt, registreert en verwerkt persoonsgegevens van klanten, kandidaten en gebruikers van onze diensten. 

Welke gegevens worden er verwerkt

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon; (art. 4, 1) GDPR)

Welke gegevens?

Faktor verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Verder in de privacyverklaring wordt opgelijst welke gegevens er worden verzameld en voor welke doeleinden.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken?

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@faktor.be en dan verwijderen wij onmiddellijk deze informatie.

Waarom worden uw gegevens verwerkt ? 

Faktor BV zal voor de goede uitvoering van zijn diensten verschillende vormen van informatie, documentatie en ook persoonsgegevens nodig hebben.

Deze persoonsgegevens worden enkel verwerkt in het kader van de opdrachten die aan ons kantoor worden toevertrouwd. 

Andere gegevens worden op geautomatiseerde wijze verzameld door ‘cookies’ en andere systemen die informatie verzamelen. Meer informatie hierover kan u terugvinden in ons cookie-beleid. 

Iedereen die zijn persoonsgegevens meedeelt aan Faktor BV garandeert dat deze gegevens correct, volledig en up-to-date zijn. Het meedelen van onjuiste gegevens heeft tot gevolg dat Faktor BV de diensten niet naar behoren kan uitoefenen en kan leiden tot een beëindiging van de samenwerking. 

Ons kantoor verwerkt de hieronder opgesomde persoonsgegevens voor de vermelde doelen:

Klantenbeheer en dienstverlening 

Met het oog op het verlenen van onze diensten, verwerken wij mogelijks uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, ondernemingsnummer, BTW nummer…), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling), en persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit). Wij verwerken mogelijk eveneens andere persoonsgegevens die U met ons deelt. Wij verwerken in dat kader geen gevoelige persoonsgegevens (bijv. persoonsgegevens waaruit uw raciale of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of lidmaatschap van een vakbond blijkt, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over uw gezondheid of gegevens over uw seksleven of seksuele geaardheid)

Deze gegevens laten ons toe om onze diensten op een adequate manier uit te oefenen en de geschikte kandidaat aan een of meerdere vacatures te koppelen.

Meer bepaald, verwerken wij uw gegevens met het oog op:

• Rekrutering van nieuwe medewerkers;
• Informatie over onze professionele en sociale activiteiten, of een ander onderwerp dat u kan aanbelangen;
• Verzenden van onze nieuwsbrieven en/of openstaande vacatures;
• U te kunnen contacteren indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
• Voor de verdere uitvoering van overeenkomsten;
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
• Om u onze dienst te kunnen aanbieden;
• Het afhandelen van uw betaling;
• Om wettelijke verplichtingen na te komen;
• Wanneer het legitiem belang van de onderneming dit vereist.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen (artikel 6.1.b) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene.

Wij houden uw persoonsgegevens zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om uw persoonsgegevens (langer) bij te houden.

Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met de geschikte kandidaten voor de door u uitgeschreven vacature, dan wel met de partij die de vacature uitschreef waarvoor u de geschikte kandidaat vormt.

Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Interne organisatie en eigen beheer

B2B beheer

Met het oog op het B2B beheer, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling), persoonlijke kenmerken (geslacht, taal) en enige andere informatie die u bezorgt in het kader van de samenwerking (bijv. informatie over beroep en betrekking).

Deze gegevens laten ons toe om overeenkomsten met leveranciers/business partners af te sluiten, waaronder het vergelijken van leveranciers, het opvragen van offertes en het voeren van precontractuele onderhandelingen, te communiceren met leveranciers, het beheren van geplaatste bestellingen en het organiseren van de betaling.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

• Ten aanzien van particuliere leveranciers of business partners: het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst in (artikel 6, §1, (b) AVG)
• Ten aanzien van professionele leveranciers of business partners: een gerechtvaardigd belang om ons B2B beheer te organiseren (artikel 6, §1, (f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor ons B2B beheer houden wij uw persoonsgegevens bij zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om uw persoonsgegevens (langer) bij te houden.

Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met overheidsdiensten, banken en verzekeringsmaatschappijen, boekhouders en auditeurs en externe juridische adviseurs. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Facturatie en boekhouding

Met het oog op de facturatie en onze boekhoudkundige verplichtingen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer, KBO-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en geleverde prestaties/dienste.

Deze gegevens laten ons toe om onze facturen op te maken, onze boekhouding te voeren en boekhoudkundige verplichtingen na te leven, waaronder het opmaken van een jaarrekening.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op diverse wettelijke verplichtingen, zoals deze vervat in het Wetboek Economisch recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het KB WVV (dubbel boekhouden), het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV) en het Wetboek Inkomstenbelasting (art. 320 WIB) (artikel 6, §1, (c) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor onze facturatie en boekhoudkundige doeleinden houden wij uw persoonsgegevens zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om uw persoonsgegevens (langer) bij te houden.

Wij delen deze persoonsgegevens met ons boekhoudkantoor, overheidsdiensten, sociale zekerheidsinstanties en banken- en verzekeringsmaatschappijen. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Communicatie en marketing

In het kader van onze website verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres), contactverzoek en elektronische identificatiegegevens (IP-adres en cookies).

Deze gegevens laten ons toe om onze website te optimaliseren, online advertenties te tonen, uw contactverzoek te beantwoorden, etc.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden en onze producten en diensten te promoten (artikel 6, §1, (f) AVG). Analytische cookies, advertentiecookies en/of sociale media cookies worden enkel geplaatst indien u daartoe toestemming heeft gegeven via de website (artikel 6, §1, (a) AVG). (voor meer informatie, zie cookieverklaring)

We verkrijgen deze persoonsgegevens steeds rechtstreeks van u.

Voor bovenvermelde doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij voor de duur van de desbetreffende cookie (voor meer informatie, zie cookieverklaring). U kan uw cookievoorkeuren op elk ogenblik aanpassen. Indien u een contactverzoek heeft ingediend via onze website, houden wij uw persoonsgegevens bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden.

Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor het beheer van onze website (IT en software providers) (voor meer informatie, zie cookieverklaring). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Wie heeft toegang tot uw gegevens? 

Faktor maakt gebruikt van een derde partij(en) voor bepaalde processen zoals bijvoorbeeld het beheer (hosting) van de website en boekhouding. Het kantoor heeft hiervoor een verwerkingsovereenkomst met de partij die toegang heeft tot uw persoonlijke gegevens in het licht van de door de derde partij verrichte diensten.

We stellen geen persoonlijke gegevens beschikbaar / maken geen persoonlijke gegevens over aan andere partijen, behoudens indien wettelijk verplicht, door een rechter bevolen of nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Faktor bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld evenals in het kader van de boekhoudkundige bewaarplicht.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om toegang of rectificatie van uw persoonsgegevens
• een verzoek om verwijdering van uw persoonsgegevens
• een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
• een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens
• een verzoek om overdracht van uw gegevens
• een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

U kan ons hiervoor steeds contacteren:

• Via post: te verzenden naar Rijvisschepark 74, 9052 Zwijnaarde met als vermelding ‘Privacy’;
• Via e-mail: aan info@wearefaktor.com met vermelding ‘Privacy’;

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, en volgens de vigerende termijnen, op uw verzoek. Faktor wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Privacy Commissie.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Faktor neemt de bescherming van uw gegevens ernstig en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Faktor heeft meer bepaald veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons.

Wijzigingen?

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Op eerste verzoek of via de website heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.

‍Laatst bijgewerkte versie: 19/01/2024

Disclaimer Website

Informatie op de website 

Deze website bevat gegevens en informatie die beschermd zijn door het merkenrecht en het auteursrecht. Het is verboden om informatie van deze site geheel of gedeeltelijk door te geven aan derden zonder de voorafgaande toestemming van Faktor BV. U mag wel kopieën maken voor uw eigen persoonlijk gebruik, om de informatie te lezen of te doorbladeren. Faktor kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor de volledigheid, juistheid of geldigheid van de gepubliceerde informatie.

Laatst bijgewerkte versie: 19/01/2024